Op 21 april vond in de High Tech Campus de REEF-deelt-kennisbijeenkomst De kunst van het contracteren plaats.

De presentatie “De kunst van het contracteren” werd verzorgd door Stan van den Thillart. Momenteel is hij werkzaam als manager system engineering bij NedTrain b.v. In zijn vorige functie heeft hij op inkoopgebied zijn sporen verdiend als strategisch inkoper bij hetzelfde bedrijf.

Met zijn aantreden als manager system engineering is hij zijn inkoopvaardigheden en zijn inzicht in het strategisch gebruik van contractmanagement gaan toepassen op zijn nieuwe afdeling. Het viel bijvoorbeeld op dat veel rijtuigen tegelijkertijd erg lang in de werkplaats staan. Uit nader onderzoek bleek dat de wachttijd terug te voeren was op het wachten op onderdelen. Dit praktijkvoorbeeld was de inleiding op het eerste deel van de presentatie welk de nadruk legde op de invloed die je vanuit inkoop kunt uitoefenen op bedrijfsprocessen. Die invloed werd uitgeoefend, met name via contractmanagement, en het aantal tegelijkertijd in reparatie zijnde rijtuigen werd teruggebracht van bijna 500 in januari 2006 naar ongeveer 240 in oktober 2009. Momenteel ligt dat aantal dichter bij de 200.

Dat je via inkoop invloed kunt uitoefenen is helder. De wijze van invloed uitoefenen kan worden bepaald aan de hand van de Kraljic-matrix. Al naar gelang het doel dat je wenst te bereiken en welke positie de leverancier heeft, bepaal je de doelstellingen en daarmee het type overeenkomst. Daarnaast wordt de inhoud van de overeenkomst, met name de toe te passen voorwaarden, bepaald door de levensfase van het geleverde product. Nieuwe producten hebben bijvoorbeeld standaard vijf jaren garantie.

Na het afsluiten van, de vele, overeenkomsten, is het cruciaal dat gedegen contractmanagement gepleegd wordt. Deze taak omvat niet alleen de zorg voor een compleet overzicht van alle overeenkomsten die de organisatie op enig moment gesloten heeft, maar ook er op toezien:
 
• dat ze, wederzijds, worden nagekomen;
• dat niet buiten bestaande overeenkomsten om elders wordt ingekocht;
• dat vastgelegde termijnen worden gehaald;
• dat enkel betaald wordt wat geleverd is;
• etc.

Goed contractmanagement betekent ook risicomanagement, kostenbeheersing, relevante wet- en regelgeving bijhouden en toepassen. Het betekent kortom, reduceren van juridische en financiële risico's en tegelijkertijd vergroten van professionaliteit. Voor de gemiddelde organisatie worden 65% van de kosten op basis van een overeenkomst gemaakt. Goed contractmanagement leidt gemiddeld tot een besparing van 22%. Om te komen tot goed contractmanagement, moeten de verschillende processen en bevoegdheden helder in kaart gebracht zijn.

Gaandeweg ontwikkelde zich een aardige discussie waaruit al snel bleek dat de strikt bedrijfsmatige achtergrond van waaruit de presentatie gehouden werd duidelijk anders is dan de overheidsachtergrond die vele aanwezigen hadden. Op het moment immers dat je binnen een overheid contractmanagement wilt toepassen, dan speelt de politieke factor een duidelijke rol. Een factor die je binnen het bedrijf niet aantreft. Het beleidsmatig opereren via het slim contracteren is uiteraard wel mogelijk binnen de overheid. Wellicht zelfs zijn politieke beleidsdoelen juist te bereiken via de kunst van het contracteren. Het was weer een interessante bijeenkomst die voldoende stof tot nadenken opleverde.

Dit verslag is geschreven door REEF-projectspecialist Frank Claus, klik hier voor zijn profiel.

U kunt hier de presentatie downloaden

•     delen
• LinkedIn
• Twitter